Die digitale Studierendenakte - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Hintergrund und Projektziel

Aufgrund der Vielzahl neu zu erwartender Studierender im Zuge des doppelten Abiturjahrgangs 2011 startete die TU München im Studenten Service Zentrum ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Gemeinsam mit den Universitäten Bayreuth, Bamberg und Augsburg entschloss sich die TU München zur Pilotierung des Dokumentenmanagementsystems d.3 der Firma d.velop im Bereich digitale Studierendenakte mit dem Ziel, zum Wintersemester 2011 keine neuen Papierakten mehr anzulegen, sondern nach und nach auf elektronische Akten umzusteigen. 

Zeitplan

Nach erfolgreicher Implementierung im Immatrikulationsamt im August 2011 wurde dem Student-Life-Cycle entsprechend das Dokumentenmanagementsystem inzwischen auch im Beitragsmanagement sowie in den Prüfungsämtern eingeführt. Mithilfe von Schnittstellen zu TUMonline konnten in einem zweiten Schritt Attributdaten für Dokumente beim Scannen aus der Datenbank gelesen werden sowie Dokumente, die vom Bewerber im Rahmen seiner Onlinebewerbung in TUMonline hochgeladen wurden, automatisiert in das DMS importiert werden.

Über weitere Schnittstellen konnten Dokumente aus dem DMS in TUMonline angezeigt werden. Damit kann das Dokumentenmanagementsystem für die Darstellung weiterer Prozesse genutzt werden. So ist beispielsweise die Abbildung des Bewerbungsprozesses in digitalisierter Form denkbar, wodurch die Bewerberdokumente den Fakultäten nicht mehr wie bisher per Hauspost sondern künftig digital zur Verfügung gestellt werden.

Ausblick

Über die konkreten Projektziele hinaus bietet das Dokumentenmanagementsystem eine Vielzahl weiterer Nutzungsmöglichkeiten, wie etwa das Scannen von Klausuren, um sie den Studenten über TUMonline zur Einsicht zur Verfügung stellen zu können, im Bereich der Ministerialschreiben oder aber zur revisionssicheren Archivierung von Belegen in der Finanzbuchhaltung, wie dies derzeit mit dem System d.3 an der Universität Bayreuth pilotiert wird. 

 

Nähere Infos zu aktuellen Themen rund um das Dokumentenmanagementsystem finden Sie unter  https://wiki.tum.de/display/dms/Startseite

 

Projektleitung

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