Weiterleitung von dienstlichen E-Mails an private Postfächer
Viele Mitarbeitende der TUM leiten ihre dienstlichen E-Mails an andere Postfächer weiter. Dies ist in Ordnung, so lange es sich dabei ebenfalls um ein TUM-Postfach z.B. auf dem E-Mail-Server einer Fakultät handelt.
Problematisch wird es allerdings, wenn Sie dienstliche E-Mails an private E-Mail-Adressen, wie z.B. von GMX, Googlemail oder Web.de weiterleiten. In diesem Fall verlassen die E-Mails die geschützten Server der TUM und werden auf fremden Servern gespeichert. Dort sind sie nicht mehr ausreichend geschützt, wie zahlreiche Vorfälle von massenhaftem Datendiebstahl und Hackerangriffen auf private Anbieter in den vergangenen Jahren gezeigt haben. Zudem erlauben die Nutzungsbedingungen etwa von Googlemail, dass Google die Inhalte der E-Mails analysieren und für Werbezwecke nutzen darf.
Vertraulichkeit von dienstlichen Angelegenheiten
Es gibt wichtige Gründe, weshalb Sie als Mitarbeiter/in der TUM auf die Sicherheit Ihrer dienstlichen E-Mails achten sollten. Sie sind durch die gesetzlich verankerte Verschwiegenheitspflicht für Beamte und Angestellte verpflichtet, dienstliche Angelegenheiten vertraulich zu behandeln und vor fremdem Zugriff zu schützen.
Insbesondere wenn vertrauliche Gremienunterlagen, vertrauliche noch nicht veröffentlichte Forschungsergebnisse oder auch personenbezogene Daten (z.B. aus der Personal- oder Prüfungsverwaltung) verschickt werden, müssen Sie auf den Schutz dieser Daten achten. Der Absender einer E-Mail an Sie kann nicht überprüfen, ob eine E-Mail an eine private E-Mailadresse weitergeleitet wird und erwartet üblicherweise, dass die Vertraulichkeit gegeben ist.
Trennung von privaten und dienstlichen E-Mails
Grundsätzlich sollten Sie aus Gründen der Vertraulichkeit und der IT-Sicherheit private und dienstliche E-Mails strikt trennen und somit auch keine automatische Weiterleitung an eine private E-Mail-Adresse einrichten.
Nutzung der TUM-Mail-Server
Selbstverständlich gibt es Alternativen, um Ihre dienstlichen E-Mails auch unterwegs oder zu Hause geschützt abzurufen. Zum Beispiel bieten viele E-Mail-Server der TUM bereits die Möglichkeit, über das Internet auf das TUM E-Mail-Postfach zuzugreifen. Sie können so jederzeit und von überall auf der Welt Ihre E-Mails abrufen.
Als Mitarbeiter/in der TUM haben Sie automatisch ein E-Mail-Postfach auf dem zentralen TUM Exchange-Server, ihre @tum.de – E-Mail-Adresse in TUMonline. Dieses Postfach hat viele Vorteile:
- Sie können Ihre E-Mails jederzeit und von überall auf der Welt online über den Link https://mail.tum.de abrufen. Login mit ihrer TUM-Kennung und dem persönlichen Passwort.
- Sie können die E-Mails auch von einer TUM-internen Fakultätsadresse an das ihre @tum.de-E-Mail-Adresse weiterleiten.
- Mehr Infos zur Nutzung von Exchange sowie detaillierte Anleitungen finden Sie in den FAQ.
- Bitte beachten Sie: speichern Sie Ihr Passwort für https://mail.tum.de auf Ihrem heimischen PC nicht in Ihrem Browser, sondern geben Sie es jedes Mal erneut ein. Damit schützen Sie Ihre dienstlichen E-Mails vor Zugriff vor anderen in Ihrem Haushalt lebenden Personen und erhöhen den Schutz bei Angriffen.
Anleitung zur Umstellung auf TUM Exchange
Falls Sie Ihre dienstlichen E-Mails derzeit noch an eine private Adresse weiterleiten: Bitte ändern Sie diese Einstellung so bald wie möglich und nutzen Sie eine der oben genannten Alternativen!
Wenn Sie die Weiterleitung in TUMonline eingetragen haben, müssen Sie lediglich in TUMonline unter "E-Mail-Adressen" die Zustellung von „nur Weiterleitung“ auf „TUM-Mailbox (Exchange)“ umstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie unter http://go.tum.de/581341.