DocGS: Einführung eines Doktoranden-Management-Systems

Die Online-Plattform DocGS (www.docgs.tum.de) bildet den gesamten Promotionslebenszyklus aller Promovierenden – auch Mediziner – an der TUM ab. Auf die webbasierte, datenbankgestützte Applikation zur Verwaltung von Promovierenden haben die verschiedenen Nutzergruppen (Promovierende, Dekanatsverwaltungen, Immatrikulationsamt, TUM Graduate School, Prüfungsamt) dezentralen Zugriff.

Die Software-Lösung wurde vom ITSZ in Zusammenarbeit mit der TUM Graduate School sukzessive TUM-weit eingeführt, aufgeteilt in drei Phasen:

• Annahmeprozess,
• Dissertationsprozess,
• Prüfungsprozess.

Seit der Einführung der Phase 1 zum 1.1.2014 werden Promotionen an der TUM flächendeckend erfasst.

Phase 1: Eintragung in die Promotionsliste

Offiziell beginnt die Promotion an der TUM mit der Eintragung in die Promotionsliste. Die Promotionsvoraussetzungen werden dezentral an den Fakultäten geprüft. Mit erfolgreicher Aufnahme in die Promotionsliste werden die Promovierenden Mitglieder der TUM-GS. (Januar 2014)

Phase 2: Dissertations-/Qualifizierungsprozess

Die zweite Phase des Projekts bildet den Forschungs- und Qualifizierungsprozesses sowie die jährliche Rückmeldung der Promovierenden ab. Weiterhin sind in dieser Projektphase die Abwicklung des Veranstaltungsmanagements der TUM Graduate School sowie die Verwaltung der Fördermittel für Promovierende in DocGS eingeführt worden. (Januar 2015)

Phase 3: Prüfungsprozess

Seit Januar 2016 werden alle Dissertationen online über DocGS beim zentralen Promotionsamt der TUM eingereicht. Es folgen die Eröffnung des Promotionsverfahrens an den Fakultäten, das schriftliche und mündliche Prüfungsverfahren sowie die Benotung der Dissertation. Die Veröffentlichung der Dissertation findet in Abstimmung mit der Bibliothek statt. Am Ende wird vom Promotionsamt aus DocGS die Promotionsurkunde erstellt.

Die Projektphase ist nun abgeschlossen.